Het bestuur heeft met het aantreden van Jan Dirk Nijkamp een nieuwe voorzitter. Om het bestuur compleet te maken zijn we op zoek naar een secretaris. Lijkt het jou leuk om onderdeel te worden van het bestuur en een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van Dutch Olympians? Laat het ons weten!
Dutch Olympians bevindt zich in een fase van verdere professionalisering en groei. De afgelopen jaren is gewerkt aan een stevig fundament voor de vereniging, met onder andere een vernieuwde positionering, nieuwe huisstijl, actievere socialmedia-aanwezigheid en een aangescherpte bestuurlijke structuur met commissies en heldere governance. Om deze ontwikkeling goed te ondersteunen en te borgen, zijn wij op zoek naar een secretaris die binnen het dagelijks bestuur een centrale en verbindende rol vervult in organisatie, communicatie en continuïteit.
Doel van de functie
De secretaris vormt de organisatorische spil binnen het bestuur en draagt zorg voor structuur, vastlegging en voortgang. De rol is essentieel voor een goed functionerend bestuur en een professioneel georganiseerde vereniging.
Samen met de overige bestuursleden is de secretaris medeverantwoordelijk voor het besturen en vertegenwoordigen van Dutch Olympians.
Kerntaken en verantwoordelijkheden
Bestuurlijk / organisatorisch
• Voorbereiden van bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering
• Opstellen van agenda’s in afstemming met de voorzitter
• Bewaken van actiepunten en voortgang van besluiten
• Zorgdragen voor verslaglegging en besluitvastlegging
Administratief / procesmatig
• Voeren van een zorgvuldige administratie en archivering
• Beheren en actualiseren van de ledenadministratie
• Documentbeheer van statuten, reglementen en bestuursstukken
• Ondersteunen bij governance en formele processen
Communicatie
• Verzorgen van correspondentie richting leden
• Ondersteunen bij bestuurscommunicatie en informatievoorziening
• Signaleren van communicatiestromen binnen de vereniging
Ondersteuning activiteiten
• Ondersteunen bij organisatie van activiteiten en evenementen
• Afstemming met commissies en werkgroepen waar nodig
Gezochte kennis en competenties
Wij zoeken een secretaris die zich herkent in (een groot deel van) het volgende profiel:
• Sterk in structureren en organiseren
• Accuraat en zorgvuldig in administratie en verslaglegging
• Goede schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Bestuurlijke sensitiviteit
• Proactief en procesmatig sterk
• Digitaal vaardig (documentbeheer, mail, ledenbestanden)
• Affiniteit met de Olympische beweging en verenigingsleven is een pré
Positie binnen het bestuur
De secretaris maakt onderdeel uit van het dagelijks bestuur en werkt nauw samen met de voorzitter en penningmeester. Binnen het bestuur vervult de secretaris een verbindende rol door informatie, besluiten en voortgang helder vast te leggen en te bewaken.
Tijdsinvestering
De gemiddelde tijdsinvestering bedraagt circa 0,5 tot 1 dag per week. Dit is inclusief:
• Bestuursvergaderingen
• Voorbereiding en verslaglegging
• Ledenadministratie en correspondentie
• Ondersteuning bij activiteiten en events
De inzet kan gedurende het jaar variëren afhankelijk van de verenigingsagenda.
Wat biedt Dutch Olympians
• Een bestuurlijke rol binnen een unieke Olympische community
• Samenwerking met een betrokken en ambitieus bestuur
• Mogelijkheid om bij te dragen aan de verdere professionalisering van de vereniging
• Directe impact op ledenbinding en verenigingsontwikkeling
Heb je interesse of wil je meer informatie? Stuur een mail naar communicatie@nvod.nl
